インターネットFaxとはパソコンやスマホでファックスの送受信ができるクラウドサービスです。
Fax受信の場合は、紙のFaxを画像データに変換してメールに添付して届けれくれます。
Fax送信の場合は、メールの本文や添付ファイルを送信すると、相手のFax機から紙として出てきます。
インターネットFaxの送受信の仕組みは、次のページで詳しくご説明しています。
⇒Fax送受信の仕組み
クラウドサービスなので、パソコンにソフトをインストールする必要は無く、メールさえ使えればいつでも・どこでも簡単にFaxを使うことができるのが特長です。最近では、専用のスマホアプリを用意しているサービスもあり、どんどん使い勝手が良くなってきています。
FAXのやり取りにネット回線を利用するので、電話回線を用意する必要がありません。
電話回線を使うファックス機の場合は、FAXを受信している間は電話が使えなくなったり、1通FAXを受信してる時に別のFAXが届くとエラーになってしまうことがあります。
インターネットFAXは1契約で複数回線を使うことができるので、電話が使えなくなったりすることもありませんし、一度に複数のFAXを受信することも可能です。
また、電話回線の使用料（月2600円程度）を削減することもできます。
ファックス機との比較
インターネットFaxの特長のひとつに、無料の特典があります。これは毎月の利用料の一部、例えば初期費用やFax送信料などが無料になり、インターネットFaxを安く使うことができるという特典です。
無料の特典はサービスごとに設定されているものが異なります。
サービスをうまく選べば、無料特典の分だけFaxコストの削減に繋がります。
特典の中でも注目すべきは、毎月もらえる無料の特典です。
毎月数百円の無料分でも、年間では数千円分のコスト削減につながります。
無料の特典を表にまとめましたので、どのサービスが自分に最も得なのかを比べてみてください。
| 無料特典 | 申し込み時 | 毎月もらえる |
|---|---|---|
| eFax | 30日間の無料お試し利用 | 送信150枚無料 受信150枚無料 |
| jFax | 30日間の無料お試し利用 | 送信50枚無料 受信100枚無料 |
| MOVFAX | 30日分の月額料金割引 | 受信1000枚無料 |
| Message+ | 年額契約で初期料金無料 | なし |
| faximo | なし | 受信1000枚無料 |
| INTERFAX | なし | 送信250円分無料 受信1000枚無料 |
クラウドサービスなので、インターネットに接続できる状態であればいつでもどこでもFAXが使えます。
スマートフォンでも電波が入っていれば利用可能です。
もし旅行先や海外などで急にFAXが必要になった時でも、ネットがあればすぐにFAXを利用できます。
受信したFAXはクラウド上に保管されるので、事務所にFAXの保管場所を確保する必要もありません。
もちろん、クラウドだけでなく自分のパソコン内にFAXを保管することもできます。
ファックス機では電源が入っていないとFAXを受信できませんが、インターネットFAXならパソコンの電源が入っていない時でもちゃんとFAXが受信されています。
FAX複合機では受信したFAXが誰かに取られてしまう可能性があります。
インターネットFAXは自分専用のFAX番号に届くので、FAX情報の漏えいの心配もありません。
大規模な災害時に電話が不通になってしまうと、ファックス機も利用できなくなります。
しかし、インターネットFAXならば災害時もFAXのやり取りを行うことが可能です。
企業のBCP対策の一環として、インターネットFAXが注目を浴びています。
数万円するファックス機を購入する必要がなく、月1000円程度でFAXを利用できます。
ファックス機は意外に大きいので、置き場所にかなりスペースを取られてしまいます。
また、機械なので故障してしまうこともあり、直すまではFAXが使えなくなってしまうリスクがあります。
インターネットFAXならば置き場を確保する必要もなく、故障に悩むことも無くなります。
スマートフォンでFAXを使う方法
インターネットFAXではFAXは全てデータ化されるので、インクリボンや紙などが必要ありません。
消耗品を買うお金や交換の手間がなくなります。
また、定期的なメンテナンスも必要なく、常に最新の状態で利用することができます。
サービスに障害が起きていると、FAXの送受信ができなくなる場合があります。サービスの障害には、インターネット接続系のトラブルやFAXサーバーのトラブルなどがあります。
FAXサーバーのトラブルの場合は、送受信したFAXの遅延や応答不可が発生してしまいます。
パソコンやスマートフォン(インターネットやメール)がある程度使える必要があります。ただ、難しい操作を出来る必要は無く、ほとんどのインターネットFaxはメールの操作さえ出来れば利用できるようになっています。
同一市内へのFAX送信料は、ファックス機の方が安くなるケースがあります。また、サービスによっては60秒ごとの課金となっているものもあり、送信に時間がかかるようなFaxを送ってしまった場合に想定外の請求がくることもあります。
ファックス機とインターネットFaxを比較した際にまず注目したいのが、コスト削減効果です。
オフィスにあるファックス複合機をインターネットFaxに変えるだけで、年間およそ27万円もコストを削減できるってご存知でしたか？
ファックス複合機のリース代は回線費用などを含めて毎月約3万円です。
一方、インターネットFaxはたったの1500円ほどで済んでしまいます。
コスト以外の面で、ファックス機をインターネットFaxに変えることのメリットを挙げてみると、
・ファックス機を置くための場所が不要になる。
・Fax用紙を管理する場所も不要になる。
・故障しない。
・ファックス機まで移動する必要が無くなる。
など、挙げだすとキリがありません。
紙のFaxにこだわりが無いのであれば、もはやファックス機を使うメリットはほとんど無いのが実情です。
Fax番号を変えたくない！という方は、番号そのままでインターネットFaxを利用する方法もあります。
PC-Faxソフトとは、パソコンにインストールすることでFAX送受信ができるようになるソフトウェアです。有名なメーカーにまいと～くやSTARFAXがあります。
PC-Faxソフトは操作しやすい専用のインターフェースが利用できることや、インターネットFaxには無い様々な機能が利用できるのが特長です。
インターネットFaxはメールやブラウザ上で利用するため操作に制約が出てきてしまいます。しかし、PC-Faxソフトは専用の画面設計がなされているので、快適にFaxを利用することができます。
機能面では、受信FAXへの自動返信やハンコの押印、差出人情報の切り替えなど、インターネットFaxには無い数多くの機能が利用できます。
また、WordやExcelなどのメニューにFAX送信の項目が追加され、作成したファイルをそのまま送信することができるようになるのでとても便利です。
一方、PC-Faxのデメリットとしては、送受信するにはFAXモデムと電話回線が必要になること、パソコンの電源が点いている時にしかFAXを受信することができないことが挙げられます。
特にビジネスで利用する場合、電源が落ちていると重要なFAXを受信できない事に繋がるので、注意が必要です。
| インターネットFax | PC-Fax | |
|---|---|---|
| 電源OFF中のFAX受信 | OK | NG |
| スマホ対応 | OK | 別途料金で対応 |
| バージョンアップ | 無料 | 有料 |
| ハンコ押印 | OK | 一部サービスが対応 |
| 自動返信 | NG | OK |
| 迷惑FAXの受信拒否 | NG | OK |
| 初期費用 | 0円 | 約1万円 |
| 月額費用 | 約1500円 | 0円 ※Fax回線費用が必要 |
