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1.総会とは

大学祭に参加する予定の人、大学祭に興味のある人が参加する大学祭に関することを決定する会議のこと。正式名称は「大学祭委員総会」っていいます。具体的には大学祭に参加するための手続きを行ったり、規約やテーマ・ポスターを決定したりします。

1.団体にとって

  大学祭に参加するに当たっての手続きの説明の場
  大学祭に参加するに当たって総会にも出席する義務を負う
  大学祭を行ううえでのルールを決定・確認する場
   が理想だが、実際は大学祭常任委員会が決定した事項をただ伝える場となっている

2.大学祭常任委員会幹部にとって

  大学祭に参加してもらう手続きを行ってもらう場
  注意事項を説明する場
  団体と触れ合う場
  幹部としての責任を感じる場

3.新1年生にとって

  大学祭常任委員会という組織の一員であることの責任を実感して認識してもらう場
  大学祭常任委員会としての仕事の導入の場

2.総会での1年生の仕事

①総会当日の仕事

◆受付(教室の入り口付近最前列に3人)

持ち物:当日と前回の総会レジュメの入ったかご×2、ボールペン×4、団体名記入用紙×4、「受付」と書かれた紙×3、「〆切」と書かれた紙、セロテープ、バインダー
ⅰ.総会に出席できない団体がメポに来たとき用に、今回と前回の総会レジュメを10部くらいずつメポに置いてから持ち物を持ち総会会場に向かう。
ⅱ.教室の入り口に近い列の1番前の机に「受付」と書かれた紙を貼り、その席に座る。
ⅲ.団体が入ってきたらさわやかに「こんにちは」と挨拶をし、「こちらに団体名をお願いします」と記入用紙に団体名を記入してもらう(第4回からはチェックをしてもらうように変更します)。
ⅳ.「ありがとうございます。こちら本日のレジュメです。アンケートにご協力お願いします。」と言って、総会レジュメなどの配布物を渡す。
ⅴ.総会が始まる直前に2年生が来るので、残ったセットとかごを1つ渡し「受付」と書かれた紙を剥す。
ⅵ.総会後、メポに戻ったら、4セットの記入用紙に記入された団体名を集約し、記入用紙の完全版を作成して総会担当に提出する。その際、出席団体数を数えて議事録に知らせる。
※受付付近に前回のレジュメなども用意し、欲しそうな団体がいたらあげてください。

◆前議封(入り口付近に1人)

持ち物:「総会の会場はこちらです」と書かれた看板
ⅰ. 「総会の会場はこちらです」と書かれた看板を入り口の外に置く。
ⅱ.ドアが閉まらないように手で押さえ、団体が入ってきたらさわやかに挨拶をして「こちらで受付をお願いします」などと言い、受付に案内する。
ⅲ.受付が混んでいたり列が乱れていたりしたら、人がスムーズに流れるように誘導する。
ⅳ.総会が始まったら受付のかごに入った「〆切」と書かれた紙をドアの外の取っ手に貼り、「総会の会場はこちらです」と書かれた看板をドアの正面に移動し、遅れてきた団体が前から入れないようにする。
ⅴ.総会中は入り口付近に立ち、後ろのマイク担当の人がボリュームに関する合図を出したらそれに合わせてボリュームを調節する。
ⅵ. 総会が終わったらかごを持って立ち、アンケートなどを回収する。

◆後ろ議封(後ろのドアの外に1人)

ⅰ.後ろのドアの外で、立って待機。
ⅱ.後ろのドアから入ろうとする団体がいたら、「受付でレジュメを配布していますので、前からお入りください」などと言って前から入ってもらうように誘導する。その際、メポの人やトイレに行ってた人が来たら入れてあげる。
ⅲ.総会が始まるときに2年生が来るのでバトンタッチ。全体把握担当の1年生たちのところに行き、座って全体の様子や委員の態度などを見る。
ⅳ.総会終了後は後ろのドア付近に行き、かごを持ってアンケートなどを回収する。

◆黒板

持ち物:総会担当に渡された黒板に書く内容の書かれた紙
ⅰ.総会開始40~50分前に会場に行き、総会担当に渡された紙の内容を黒板に見やすいように大きく丁寧に、且つ濃く書く。
ⅱ.総会終了後、黒板をきれいに消す。その時には黒板消しも一緒にきれいにしてあげる。

◆マイク(教室の後ろ中央に1人)

持ち物:集会用アンプ、ワイヤレスマイク×2、予備電池×2
ⅰ.メポから総会会場に集会用アンプとワイヤレスマイク×2、予備電池×2を持って行く。
ⅱ.アンプを繋いで議長にマイクテストをしてもらい、教室の後ろで音量をチェックし調節する。
ⅲ.マイクテストが終わったらマイクの電源を切って、2つのマイクのうち1本と予備電池の1つを議長に渡し、もう1本のマイクと予備電池を自分で持って教室の後ろ中央に立って待機。
ⅳ.総会開始後は壇上で話している人の声量をチェックし、聞きづらいと感じたらジェスチャーで前議封担当に合図を送り、音量を調節してもらう。
ⅴ.質問や意見がでたときは、議長に指名された人のところへ行き「質問(意見)の前に団体名とお名前をお願いします」と小声で言ってからマイクのスイッチを入れて渡す。その際、足音や小声で言った内容がマイクに入らないように注意する。質問が終わるまでその場でしゃがんで待機する。質問や意見が終わったらマイクを回収し、もとの位置へ。
ⅵ.総会終了後はマイク・アンプを学生サポートセンターに返却する。

◆議事録(受付の後ろに1人)

持ち物:裏白(片面だけ印刷されている不要のレジュメのこと。メモなどに使います。)、ペン
ⅰ.総会開始前は受付の後ろに座り、受付の補佐として配布物セットを作る手伝いなどをする。
ⅱ.総会中は、質問や意見、「その他」の項目でレジュメに記載されていないことなどが話された場合、裏白に細かくメモする。その際、団体名、名前、内容、委員の回答をメモる。
ⅲ.総会終了後、メポに戻ったら総会ノートに日付・その日の各仕事担当者氏名・質問等総会中にメモしたこと・受付担当に聞いた出席団体数・総会中に気づいたこと・感想を書く。
ⅳ.記入が済んだら全体把握担当の1年生にノートを回し、総会中に気づいたこと・感想を書いてもらう。

◆全体把握(右の列の1番後ろの席に2人)

ⅰ.2人で右の列の1番後ろの席に座る。
ⅱ.総会開始後は後ろ議封担当が来るのでその分の席も確保する。
ⅲ.総会中は全体の雰囲気や委員の態度などを見ておく。
ⅳ.総会終了後は議事録から総会ノートを受け取り気づいたこと・感想を書き、次の人に回す。最後の人は記入が済んだら総会担当に総会ノートを渡す。

②その他、みんなですること

◆会議開始前・後に教室のゴミ拾いやイスの整頓をする。
◆議長が総会終了を告げたら立ち上がり、壁のほうに寄る。その際、団体が前を通るときに「お疲れ様です」と軽く挨拶をする。
※メポでは「お疲れ様でした」ではなく「お疲れ様です」と挨拶します。
理由は過去形よりも継続性を出して「次回もよろしくお願いします」
的な意味を含ませたいからとか…
◆出席者が全員帰ったら、その場で反省会をします。

③総会看

各回の総会の項目や重要事項を書いた看板のこと。生協広場に4枚看(ベニヤ4枚分の看板)、インフォメーションギャラリーに2枚看、学生ホール前に1枚看と、計3箇所に設置します。総会看の作成・設置・撤去は1年生の仕事なので、よろしくお願いします。作成から撤去までの流れは
ⅰ.総会の反省会後、総会看を撤去する。メポ前に運んだら看板の紙を剥し、倉庫から糊・筆を出し、新しい模造紙を看板に貼りなおす。
ⅱ.総会の翌日(金曜日)の全体会後に総会看を書く。
ⅲ.次週の頭(基本的に月曜日)の昼休みに設置する。
という感じです。

④総会レジュメ

レジュメは月曜日に印刷して火曜日にホチキス綴じをします。両方とも5限以降にやるので特別な用事のない人はできるだけメポに来て、全体の仕事としてみんなで協力してやりましょう。

⑤メポニュー

簡単にいうと1号館などに掲示する総会のお知らせのことで、広報局の1年生のお仕事です。詳しくは広報局の2年生に聞いてくださいな。これの掲示は月曜日、撤去は総会終了後の看板撤去をやってるときにやってもらいます。

⑥まとめ

木曜日 大学祭委員総会、看板&メポニュー撤去・看板の紙剥し&貼りなおし
金曜日 総会看書き
月曜日 総会看&メポニュー設置、レジュメ印刷
火曜日 レジュメ綴じ

3.総会心得

① 団体にとってはみんなが“大学祭常任委員”

俺らの中では1年生と2年生で区別できるけど、団体にとってはそんなのは関係なく、全員がひとまとめに“大学祭常任委員”として見られます。つまり、誰がとった行動であろうとすべて“大学祭常任委員がやったこと”として見なされるということです。なので、常に大学祭常任委員として見られていることを念頭に置いて、責任のある行動を心掛けましょう。

②団体にはしっかりとした挨拶と、丁寧な言葉遣いを

総会で扱うことには大きく分けて団体が知りたいことと、俺らが伝えたいことの2つがあります。極端に言えば、前者だけならどっかに掲示しておけば済むんです。でもわざわざ総会を開いているのは、俺らが伝えたいこともあるから。つまり、俺ら自身のために開いているという面も持っているんです。そんな総会のために時間を割いて参加してくれている人に対して礼儀を守るのは当然のことですよね。だから必ずしっかりとした挨拶をし、丁寧な言葉遣いをするなどの一定の礼儀はわきまえるよう心掛けてください。かといって他人行儀みたいにはならないようにも気をつけて。分からないことを気軽に聞けるよう、俺らの言いたいことがちゃんと伝わるよう、笑顔でいるなどしてイイ感じの雰囲気を出していきましょう。

③総会レジュメは事前に熟読!!

仕事の説明のときに話したとおり、火曜日(総会の2日前)にはできあがったレジュメがメポに置いてあります。遅くても水曜日には各自1部ずつ取って総会までにはよく読んでおいてください。総会レジュメに書いてあるのは団体に伝えたいこと。自分も大学祭常任委員会の一員で、伝える側の人間だという自覚を持ち、しっかりと読み込んでおいてくださいな。

④分からないことを質問されたら分かる人に回す

総会前・後には、総会に出席した団体から色々な質問をされることがよくあります。その時に分からなくて間違えた情報を適当に伝えてしまったら大変なことになってしまいます。例えば会議の日程を間違えて伝えてしまったら、その団体は会議に出られずに必要な情報を得ることができなくなってしまいます。そうなると、まずその団体に迷惑がかかるし、伝えたいことを伝えられなかった俺ら自身も困ってしまいます。だから分からないことを質問されたら必ず、すぐに担当者や他の2年生に話を回してください。

⑤総会の場では私語厳禁

総会中に関しては…まぁ当然のことですね。でも特に意識して欲しいのが、総会前・後。委員は後ろで全体を見る数人以外は前に詰めて座ってもらいますが、総会の会場に来たら委員が関係ない話で盛り上がってるなんて状況のないようにしてください。また、終了後も気を抜くことなく団体が質問しやすい雰囲気を作ってくださいな。

4.2007年度大学祭委員総会内部方針

ⅰ.話すときは参加者に“伝える”ということを第一の目的に置き、一定の礼儀をわきまえた明快な総会にする
ⅱ.事前の準備をしっかりとし、大学祭における最高決議機関としての役割を果たせるように望む

じゃあ、いい総会って?

 上に書いたことをしっかりと実行できる総会
 だから別に厳格でなければならないということはない
 でも楽しみたいだけという団体が多いという現状の中で、それらの団体ににルールを守ってもらわないといけないのにこっちがちゃらちゃらしてたら聞いてくれなくなるのでは
 でも厳格にして聞いてくれないで寝てたり、反感を買ってたらそれこそ良くない
 だからといって「ちゃんと読むだろう」という安易な考えでレジュメを渡すだけに近い総会にしたら読まなかったときに手間がかかるのは団体とうちらの両方
 申請をわかりやすくするなどの工夫はするだろうが、それは説明してても間違える団体が多数いる現状から考えると必至
 でも時間が長くてタルい
 たかが30分くらい大学生なんだからどうってことないだろ
 それにわざわざ時間とって来てもらうのに「なんだ、これだけか」と思われるのも困る
 「だったら別に総会に出ないでレジュメだけ貰えばいいや」という考えに繋がる可能性が高いから
 でも、去年のような○安と事務での注意事項がかぶるようなことは事前に線引きをしっかりとして防ぎた。

臨時総会について

一番の理由としては、
臨時総会を通して「幹部として残る」ということを体感して欲しい
                                    のですよ。

  • ①代全体で話し合う(=運営会…っていう名前になるかは知らないけどね)
みんなも知っているとおり、幹部になると大学祭を運営していく立場になる。だから今みんなが話し合いの場を設けているように、代全体が納得した形で大学祭を行うために沢山話し合いをしなくちゃいけない。臨時総会を1回開くだけでも考えることは沢山あると思うのだけれど、幹部になったら総会の話し合い意外にも共有しなきゃいけない情報が山程ある。
…まぁ、そんな話し合いを急にこんな大所帯でやるのも大変だよね。だから、臨時総会について代で話し合うことを通して運営会(?)ってどういうものか、具体的には
  • どういうことを議題に挙げなきゃいけないのか
  • 議題を挙げた人は会議を円滑に進めるためにどういう準備をするべきか
  • 会議で1つの事柄を決定するにはどういう状態であるべきか
  • 決定事項が代全体の責任になるとはどういうことか
等々を学んで欲しいなと。…全然具体的じゃねぇー。

  • ②幹部の「責任」を考えるきっかけに
 最後の集中でKUWAさんが「責任」って言葉を多用していたよね?幹部になるって、相当レベルでの「責任」を持つことになると同義語だと考えていただきたい。でも、言葉でただ「責任責任!!」って言っても実際実感なんて沸かないし、本当の意味も掴めないと思うの。だからこれも臨時総会を通して体感して欲しいと。
 あたしがよく反省会で「団体さんの貴重な時間をいただいて開いている会議なんだから…」っていうことを言っていたと思うのだけれど、実はそれが「責任」に直結していたわけよ。まず、100人以上(そんなに出席してくれないけどさ…)の人たちを大学祭のために拘束することの重大さを認識して欲しい。一部の人は授業を休んでまで来てくれてるってことを考えれば、なおさら団体さんに対して失礼のなく、親切な総会をしなくちゃいけない。そういう総会をするために、
  • 総会の仕事(受付とか議封とか)が状況に応じて柔軟に動くべき
  • 議長の司会進行がスムーズであるべき
  • 分かり易く且つ誤植のないレジュメを作るべき
  • 代全体が臨時総会で取り扱った事項の質問に答えられるべき
  • 団体さんにたいする対応方法
等々のことを完璧にしていかなきゃいけないのですよ。もちろんこれ以外にも考えなきゃいけないことは沢山あるけどね。
 こんな感じで、「責任」って言葉を絡めると総会だけでも沢山考えなくちゃいけないことが増えていくでしょ?更に幹部になると、自分の行動が「責任」って言葉に直結していくわけよ。しかし、そんな大層なことを実践無しに分かるわけがなかろうってことで、臨時総会でぜひ感じ取ってください。

  • ③「総会の開き方」
 来年は第3代が主体となって総会を10回程開くことになるわけで。で、前にも説明したように総会を1回開くだけでもものすごいことなの。だから総会を成功させるためにはどうしなきゃいけないかを考えなきゃだよね。どうやらレジュメ係とか司会とか決まっているようなので、その辺はどんどん内容を詰めて頑張って欲しいです。あと、原稿の締切とか誤植チェック体制、情宣方法、レジュメ印刷と綴じの日程なんかは大丈夫?
 あと、是非考えて欲しいのは、総会って本来はどんな場なのかってこと。大学祭常任委員会が団体さんに知らせたいことを伝える場では確かにある。でもそれだけだっけ…。あと、第3代はどういう総会を目指したいのかっていうのも、自分らだけでやる臨時総会を通して固めていって欲しい。あたしらは簡単にいうと団体さんにやさしく、和やかな雰囲気で総会をしたいと思っていました。第3代は今どんな総会がしたいか、それをある程度決めてください。(もう決まってるかもだけど。)そして、臨時総会が終わった後に必ず反省会をして、次の総会に生かすと共に自分らが目指す総会を確定させていってください。

…と、ばーっと思ったことを書いてしまったのだけれど、最後に前総会担当から一言。
必ず全員で総会について考えること。
「これは自分の担当じゃないから、自分の責任じゃないし」というスタンスを持たないこと。全員で総会を良くしようと思わないと必ずどこかでボロが出るし、誰かが悲しむよ…

以上っ。その他にあたしに何か聞きたいことがあれば時間を作るので、是非捕まえておくれ!!


日程

第1回大学祭委員総会?? 2007/05/24 1号館310教室
第2回大学祭委員総会?? 2007/06/14 1号館310教室 麻疹休校により5月31日から変更
第3回大学祭委員総会?? 2007/06/21 1号館310教室 麻疹休校により6月7日から変更
第4回大学祭委員総会?? 2007/07/02 1号館310教室 麻疹休校により6月21日から変更
第5回大学祭委員総会?? 2007/07/12 1号館310教室 麻疹休校により6月28日から変更
第6回大学祭委員総会?? 2007/09/24 1号館110教室 院試により9月27日から変更
第7回大学祭委員総会?? 2007/10/04 1号館110教室
第8回大学祭委員総会?? 2007/10/11 1号館110教室
第9回大学祭委員総会?? 2007/10/18 1号館110教室
第10回大学祭委員総会?? 2007/11/15 1号館110教室
臨時大学祭委員総会?? 2007/11/29 1号館110教室