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奨学生としての準備


1) 出発までの準備
ここでは、RI( 国際ロータリー) から学校指定が来てから日本を発つまでの間に、しなければならないこと、準備しておくとよいこと、注意しなければならないことなどをまとめました。基本的には奨学金要覧を熟読し、RI 本部のコーディネーターと積極的に連絡を取り、計画的に準備を進めることが基本です。しかし、留学先、研究分野などの事情により要覧の通りには準備を進められないことも多いかと思います。必要条件を満たし、十分な理由があるのなら RI も柔軟に対応してくれますので、みずから積極的に働きかけることが重要です。

1 RIとの関係
  • コーディネーターとのコミュニケーション
1月頃にRI の奨学金コーディネーターから連絡があります。出発準備期間中、主に力を貸してくれる人ですのでよく連絡を取ることが大切ですが、コーディネーターは多くの奨学生の面倒を同時に見ているため連絡がスムーズにいかない場合がありますので、以下に諸注意を挙げます。

a. 多くの場合メールでの連絡が可能ですが、事務処理上のミスやコーディネーターの休暇等でかなりの日数がかかることもあります。何のためのメールなのかを示す為にメールの件名を具体的に示し、また自分の氏名、留学年度、コーディネーターの氏名、コード番号、指定教育期間の名称を明記することを忘れずに。

b. 電話による連絡が必要な際には、書簡またはFAX を送ってから。書簡、FAX にも氏名、留学年度等の記載を忘れずに。

c. これら書簡、FAX をコピーを自分で保管しておき、それを元に電話をするとスムーズにいきます。

d. RI との通信文、提出書類は全てコピーを取り保管しておくこと。郵送中の事故や、その他のトラブルがあったときに証拠になります。

e. 提出物は締切りまでに必ず出すこと。なお、出せない事情がある場合はコーディネーターに前もって相談すること。

f. 住居に関する書式、入学許可証明書、所要経費明細書、保険加入証明書などは留学する国や教育機関により事情が異なりますので、不明な点はコーディネーター、先輩学友等に尋ねること。

g. 航空券の入手はギリギリになります。何日のどの航空会社の何便というように自分から指定するとよいです。必要ならカウンセラーやコーディネーターによく相談して下さい。

h. コーディネーターは私たちが想像する以上に事務処理上のミスを犯します。自分の疑問がどうしても晴れない場合は、しつこいと思われるくらい問い合わせをして下さい(最低限のマナーはお忘れなく)。

  • もしトラブルがおこったら
提出物の遅延など様々なトラブルが生じてくることと思いますが、とくに指定教育機関が希望の教育機関と異なる場合、指定教育機関への入学を拒否される場合がありますので、以下の点に注意しましょう。

a. 奨学金申請書および留学目的説明書に記されている研究分野が指定教育機関に無い場合、その証拠となる書類、変更を希望する教育機関の入学許可書、そして手紙をつけてコーディネーターに早く連絡する。

b. 入学の手続きの全ての要件を満たしていたにもかかわらず指定教育機関への入学を拒否された場合は、その証拠となる書類を提出すると共に、入学可能な教育機関の書類を提出する。こうした場合に備え、複数の学校への入学手続きを進めておくことが大切です。
以上のような問題が起きた場合には個人がコーディネーターと交渉にあたるのが基本です。こうした交渉は、簡単にあきらめずに、ねばり強く行ない、また学友の先輩方にも積極的にアドバイスをもらって下さい。

2 スポンサーRCとの関係

  • スポンサーRCとの交流
出発前、留学中、そして帰国後を通じてスポンサーRC との連絡を保ってください。出発前には自己紹介、留学目的などを話すために例会に出席して下さい。ホスト RCはスポンサーRC との関わりも希望していますので、その橋渡しとなるのも奨学生の役目の一つです。留学先でのスピーチに必要なものを集めるのに協力してもらうのも良いかと思います。バナーの交換のためスポンサー・ ロータリークラブからバナーを10 枚程度もらっていき、その代わりに留学先での訪問クラブのバナーを持ち帰って下さい。

a. スポンサーRC やスポンサー・ カウンセラーとは密に連絡を取る。留学大学の変更、留学先での住所の変更などがあった場合は、必ず、スポンサーRC 、スポンサー・ カウンセラー、学友会の3 箇所に連絡をして下さい。また、出発前に2 ~3 回は、スポンサーRC の例会に出席しましょう。スポンサー・ カウンセラーを通してアレンジしてもらって下さい。

b. 財団奨学生用の名刺について。例年、新奨学生用の名刺は、ガバナー事務所で一括作成し、出発前の壮行会で奨学生に贈られます。出発が早い奨学生や、手許に届いていない場合は、スポンサー・ カウンセラーを通じて、ガバナー事務所に確認して下さい。

3 ホスト RCとの関係

  • ホスト RCとの交流と準備

RI からホスト RC、ホスト・ カウンセラーの指定があったら、すぐに手紙を書いて自己紹介をして下さい。密に連絡を取っておけば学校や宿泊に関する手続き、現地での生活の情報を知る上で助けてもらえます。( スポンサーRCにも同様にも言える事ですが) 先方が動いてくれるのを待つのではなく、自分から積極的に働きかけることが大切です。

a. スポンサーRC及びカウンセラーにお願いし、ホスト RC及びホスト・ カウンセラー宛の紹介状を( 日本語で) 書いてもらいましょう。それを翻訳し、ホスト RC へ送りましょう。

b. 「 スポンサーRC 」 から「 ホスト RC」へのおみやげを用意しましょう( 例: スポンサーRC の会長、カウンセラー、ロータリアンと一緒の写真。例会の様子、活動の様子などの写真。Rotary マークの入った小物。郷土のちょっとした民芸品など)。

c. 留学先のRC でのスピーチの準備として、資料を集めましょう( 例: スポンサーRC の歴史・ 活動や、その地域の歴史・特徴などの資料は、RC事務所、県庁、市町村の観光課などに問い合わせるとよい。またスライド、写真、ビデオなどがあると便利)。

d. スポンサーRCのバナー10 枚程度いただいておきましょう。その図案の由来なども聞いておくと卓話の時のよい材料となります。

4 学友会からの連絡等、留守宅への配慮