取引先からの注文を受けて処理をする受注の現場では、未だにFaxによる注文が多く残っています。
Faxが紙であることが原因で受注業務には多大な負荷がかかっており、インターネットFax導入による業務改善の効果が大きく出やすい傾向があります。
今回は受注業務の中で業務改善効果の高いインターネットFax機能を7つご紹介いたします。
まず最初に挙げられるのは、パソコン上で受信したFaxに書き込みができる加筆機能です。
Faxに受領印を押したり、返信内容やメモを書き込んで取引先へ返信するという作業が自席に座ったままパソコン上で完結するので、作業効率がかなり高まります。
インターネットFaxではメールソフトのように受信箱の中に複数のフォルダを作成できる機能があります。
例えば取引先ごとにFaxを分けて管理するなど、整理整頓されることで必要なFaxだけを表示することができるようになり、作業時間の短縮に繋がります。
これまでは受信したFaxを複合機まで取りに行き、手作業で一枚一枚を担当者へ仕分けていました。
インターネットFaxなら取引先のFax番号などの情報をもとに各フォルダに自動で振り分けるよう設定できますので、大幅な作業時間の短縮が可能になります。
振り分けられたFaxは複数人で同時に閲覧できるので、誰かがFaxを持ちっぱなしになっていて行方不明になるような事態も避けられます。
取引先からの問い合わせがあった際に、ファイリングされた過去のFaxの中から探し出すのに苦労した経験をお持ちの方もいらっしゃると思います。
インターネットFaxならばFax番号や日時、メモなどの情報で検索することで、すぐに目的のFaxを見つけ出すことができます。
また、これまで紙のFaxをファイリングし保管していましたが、インターネットFaxではFaxは電子化されクラウド上に保管されますので、ファイリングの手間と保管場所の削減が実現できます。
受注業務の一番の問題は、Fax注文を受け付けた後の「Fax届いてますか？」という到着確認の電話応対です。
電話が鳴るたびに作業が中断されますし、電話の数が多いと大幅な時間のロスに繋がります。
自動返信機能があれば、Faxを受信すると自動で送信元へFaxが返信されます。
返信されるFaxには受領印などを加筆することもできるので、電話での到着確認が無くなり業務に集中することができるようになります。
複数人で作業をしていると、Faxがどこまで処理されているのか分からなくなってしまうことがあります。
ステータス管理機能があれば、どこまでFaxが処理されていて次何をすれば良いのかが一目で分かるので、よりスムーズに業務を進めることができるようになります。
また、未処理のステータスで絞り込むことで、Faxの処理忘れミスを無くすことが可能になります。
複数のIDを発行できるインターネットFaxであれば、離れた拠点の担当者と共同で作業することができるようになります。
一方が休んだ時の代理対応や、災害発生時に業務を止めないような体制づくりに効果を発揮します。
また、IDごとに権限を細かく設定すれば、担当者が関係のない処理を出来ないよう抑制しミスの発生を防ぐことが可能です。
今回ご紹介した「受注業務で活躍するFax機能」について、最も多くの機能に対応しているのは「MOVFAX」という結果になりました。
各インターネットFaxサービスがどこまで対応しているのか表にまとめましたので、参考になれば幸いです。
| サービス名 |  eFax  |
 jFax |
 MOVFAX |
 Message+ |
|---|---|---|---|---|
| 加筆 | O | X | O | X |
| フォルダ作成 | O | X | O | X |
| 自動振分 | X | X | O | X |
| 検索 | O | X | O | X |
| 自動返信 | X | X | X | X |
| ステータス管理 | X | X | O | X |
| 複数ID | O | X | O | X |
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