2-1-1 RIとの関係：コーディネーターとのコミュニケーション - 留学生のしおり

2-1-1    RIとの関係 ：コーディネーターとのコミュニケーション

 

　1 月頃にRI の奨学金コーディネーターから連絡があります。出発準備期間中、主に力を貸してくれる人ですのでよく連絡を取ることが大切です。しかし、このコーディネーターは多くの奨学生の面倒を同時に見ているため、連絡がスムーズにいかない場合があります。そこで以下にコーディネーターとのコミュニケーションにおける諸注意を挙げます。

a.
多くの場合、メールでの連絡が可能です。しかし事務処理上のミスやコーディネーターの休暇等でかなりの日数がかかることもありますので注意が必要です。何のためのメールなのかを示す為に、メールの件名をなるべく具体的に示すとよいでしょう。また自分の氏名、留学年度、コーディネーターの氏名、コード番号、指定教育期間の名称を明記することを忘れずに。

b.
直接電話による連絡が必要な際には、書簡またはFAX を送ってから電話をする。これらの書簡、FAX にも、氏名、留学年度等の記載を忘れずにしましょう。

c.
これら書簡、FAX に関してはコピーを自分で保管しておき、それを元に電話をすると大変スムーズにいきます。

d.
RI との通信文、提出書類は全てコピーを取り保管しておくこと。郵送中の事故や、その他のトラブルがあったときに証拠になります。

e.
提出物は締切りまでに必ず出すこと。なお、出せない事情がある場合はコーディネーターに前もって相談することが大切です。

f.
住居に関する書式、入学許可証明書、所要経費明細書、保険加入証明書などは留学する国や教育機関により事情が異なります。不明な点は、躊躇せずにコーディネーター、先輩学友等に尋ねること。

g.
航空券の入手はほとんどの場合ギリギリになります。何日のどの航空会社の何便というように自分から指定するとよいようです。必要なときは、カウンセラーに相談し、またコーディネーターともよくコンタクトを取ってください。

h.
コーディネーターは皆、気のいい人たちですが、私たちが想像する以上に事務処理上のミスを犯します。はじめから疑ってかかっては何も先に進みませんが、自分の疑問がどうしても晴れない場合は、しつこいと思われるくらい問い合わせをして下さい。もちろん、常に感謝の気持ちと最低限のマナーはお忘れなく。

 

 

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